開示等の手続きについてのご案内
個人情報保護管理者・特定個人情報取扱責任者
管理部 渡辺 淳
当社では、個人情報の保護に関する法律及び内部規程に従い、当社が保有しております開示 対象個人情報（※）について「利用目的の通知」、「開示」、「訂正」、「追加」、「削除」、「利用の 停止」、「消去」、「第三者への提供の停止」（以下、これらを「開示等」といいます。）の請求手 続きの方法についてご案内致します。（※なお、当社の従業者については、個人情報保護管理者 までご連絡下さい。別途ご案内を致します。）
※開示対象個人情報の定義
- 電子計算機を用いて検索することができるように体系的に構成した情報の集合物又は一定の規則に従って 整理、分類し、目次、牽引、符号などを付すことによって特定の個人情報を容易に検索できるように体系 的に構成した情報の集合物を構成する個人情報であって、当社が、本人から求められる「利用目的の通知」、「開示」、「内容の 訂正」、「追加又は削除」、「利用の停止」、「消去及び第三者への提供の停止」の求めのすべてに応じること ができる権限を有するもの。
開示対象個人情報の利用目的
| 個人情報の種類 | ||
| 1) | お客様の個人情報 | 営業（商談）、納品施工業務、受発注管理業務、請求支払い業務の為、各種のお問合せ対応、新規業務等の案内書送付の為等 |
| 2) | 従業者個人情報 | 社退社時の手続き業務、人事管理、労務管理、賃金支払、健康安全管理、業務管理の為等・従業者の個人情報は、入社時の「従業者個人情報取扱い同意書」に基づき利用いたします。 |
| 3) | 採用応募者個人情報 | 採用選考業務、連絡業務の為 |
| 4) | 当社の退職者等の個人情報 | 当社に以前お勤め頂き、現在退職されている退職者の方々のお預かりしております個人情報は、官公庁等からの調査及び当社からの緊急ご連絡等の利用目的の範囲内で利用させて頂きます。 |
| 5) | マイナンバー（特別管理） | 番号利用に基づき「社会保障、税、災害対策」に使用するためにマイナンバーを取得しています。社会保障、税、災害対策 ①当社役員・従業員（派遣社員は除く）のマイナンバー及び扶養家族のマイナンバー ②仕業等、外部有職者、個人の大家・地主、株主のマイナンバー |
1.開示等のご請求方法
(1) 以下の方法により、開示等に関する請求書面をご入手いただけます。
方法-1 下記の宛先までお電話下さい。お伺い致しましたご住所宛に開示等に関する請求書を郵送します。
方法-2 下記宛先までE-Mailをお送り下さい。なおその際は、以下の項目のご記入お願い致します。
- ・件名：「開示等の請求書面入手の件」
- ・本文：1.ご希望の開示等の種類 2.ご住所 3.ご氏名（ふりがな）4.電話番号を明記して下さい。明記いただいたご住所に開示等に関する請求書を郵送します。
方法-3 当社までご来社下さい。請求書面をお渡し致します。
- ※ なお、本案内を事前にお読みいただき、手続きに必要な本人確認のための書類、印鑑をご持参されている場合には、そのまま受付致します。
方法-4 以下よりダウンロードできます。
- ・利用目的の通知、開示の場合 ： 「開示請求書」👈こちらよりダウンロード出来ます。
- ・訂正、追加、削除の場合 ： 「訂正等請求書」👈
- ・利用の停止、消去、第三者への提供の停止の場合： 「利用停止等請求書」👈
- ※なお、当社所定の書面以外は対応をしておりません。
(2) 本人確認のための書類について
- 開示等に関する手続きに必要な本人確認のための書類は、以下の通りです。
- （なお、ご提出いただいた書類は、ご返却致しませんので、予めご了承ください。）
- 1.本人が開示等の請求をする場合
- 下記の（i）のうちの1点、あるいは（ii）のaとbそれぞれ1点ずつの書類をご用意下さい。
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（i）いずれか１点
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運転免許証のコピー | 本籍地の部分は不要です。紙を貼ってコピーする等して下さい。 |
| 写真付き住民基本台帳カードのコピー | ||
| 印鑑登録証明書 （＋請求書への実印押印） |
発行日から3ヶ月以内のもの。 |
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| 外国人登録証明書のコピー | 外国人の場合 | |
| 弁護士登録番号 | 任意代理人が請求する場合で、その任意代理人が弁護士の場合。 | |
| （i）（ii）a１点＋b1点 | a 写真なし住民基本台帳カードのコピー | |
| a 各種保険の被保険者証のコピー | ||
| a 年金手帳のコピー | ||
| a 旅券（パスポート）のコピー | ||
| b 住民票 | 発行日から3ヶ月以内のもの。本籍地や筆頭者など、本人以外の情報の表記は不要です。 | |
| b 公共料金の領収書 | 電気・ガス・水道・NHKいずれか。3ヶ月以内のもの。 |
- 2.法定代理人が開示等の請求をする場合
- 上記1の書類の他に、法定代理人であることの証明できる書類下記よりいずれか1点をご用意下さい。
- ・戸籍謄本 ・戸籍抄本 ・登記事項証明書 （本籍地の部分は不要です。）
- 3.任意代理人が開示等の請求をする場合
- 上記1書類の他に、以下の書類ご用意下さい。
- ・本人からの委任状 「委任状」 👈こちらよりダウンロード出来ます。
- ・その委任状に押印されている印影の印鑑証明書
※重要：運転免許証等本籍地記載のものをご利用の際はお手数でも本籍地を消してご提出ください。
(3) 送付先
- 封筒に「開示等請求書面 在中」と明記の上、必要事項を記入した請求書面と本人確認のための書類を同封し、下記宛先までお送り下さい。
［開示等のご請求の宛先］
株式会社太陽事務機
顧客相談窓口 管理部
〒983-0014 宮城県仙台市宮城野区高砂１丁目10-2
TEL：022-254-4616 E-mail ：info@taiyo-jimuki.co.jp
受付時間：9:00～17:40 （土・日・祝日を除く）
※送付中の紛失・盗難等の事故については、当社では一切責任を負いません。
※できる限り、配達の記録が残る方法（書留・簡易書留等）でのご送付をお薦め致します。
2.手数料
「利用目的の通知」・「開示」をご請求される場合は、以下の金額の「定額小為替証書」を同封して下さい。又、回答にあたっては配達証明付書留郵便にて実施させて頂きます。
- ・1回の申請毎に、手数料500円の日本郵政公社発行「定額小為替証書」が必要となります。
- ・500円分の定額小為替証書を所定の申請書類に同封してください。
※ 手数料の定額小為替証書が不足していた場合、または手数料の定額小為替証書が同封されていなかった場合は、その旨をご連絡致しますが、2週間以内にお支払い頂けない場合は、開示の求めがなかったものとして対応し、手数料も返却致しません。またお預かりした書類も適切な方法で破棄致しますので、ご了承頂けますようお願い致します。
3.開示等の結果のご報告
開示等の請求に関する書類一式が完全な状態で当社に到着してから7日以内（※注1）に、 請求書面に記載された住所宛まで、本人限定受取郵便により書面でご回答申し上げます。また、 請求内容に応じない場合
（※注2）は、その理由を通知致します。（本人確認のための書類につ いて、ご返却をご希望された方には同封して返却致します。）
（※注1）当社の業務上やむをえない事情がある場合は、回答が遅れる場合もありますのであらかじめ ご了承ください。
(※注2)
1以下の項目のいずれかに該当する場合は、対応できません。
開示等に関する請求書に記載されている住所・本人確認のための書類に記載されている住所・ 当社の登録されている住所が一致しないときなど本人が確認できない場合所定の請求書面、本人確認のための書類に不備があった場合代理人による申請に際して、代理権が確認できない場合開示等の請求の対象が開示対象個人情報に該当しない場合
対象となる開示対象個人情報そのものが存在しない場合
2利用目的の通知に関して、以下の項目のいずれかに該当する場合は、通知できません。
利用目的を本人に通知し、又は公表することによって本人又は第三者の生命、身体財産その他の権利利益を害する恐れがある場合利用目的を本人に通知し、又は公表することによって当該事業者の権利又は正当な利益を害するおそれがある場合国の機関又は地方公共団体が法令の定める事務を遂行することに対して協力する必要がある場合であって、利用目的を本人に通知し、又は公表することによって当該事務の遂行に支障を及ぼすおそれがあるとき利用目的を本人に通知し、又は公表することによって本人又は第三者の生命、身体財産その他の権利利益を害する恐れがある場合
3開示に関して、以下の項目のいずれかに該当する場合は、その全部又は一部を開示できません。
本人又は第三者の生命、身体財産その他の権利利益を害する恐れがある場合当該事業者の業務の適正な実施に著しい支障を及ぼすおそれがある場合法令に違反することとなる場合
4訂正・追加・削除に関して、以下の項目のいずれかに該当する場合は、対応しておりません。
誤りとの指摘が正しくない場合訂正等の対象が事実ではなく、評価に関する情報である場合。
5利用の停止・消去・第三者への提供の停止に関して、以下の項目のいずれかに該当する場
合は、対応しておりません。
本人又は第三者の生命、身体財産その他の権利利益を害する恐れがある場合当該事業者の業務の適正な実施に著しい支障を及ぼすおそれがある場合法令に違反することとなる場合
４.開示対象個人情報の取扱いに関する苦情の申し出先
- 上記の［開示等のご請求の宛先］までお申し付け下さい。
５．利用目的
- ご記入いただいた請求書面及びご提出いただいた本人確認のための書類は、手続き業務及びその結果の回答の送付に必要な範囲内でのみ利用致します。
＜ 個人情報の取扱